外资 LLC 日常记账 —— 不用买软件，但不能不记
外资 LLC 每年一份 5472 + pro-forma 1120，平时记账要记到什么程度才不出问题？ 这一篇讲清"够用就好"的实操标准。
一句话先说明白
- 单一成员 LLC 不需要 GAAP 财报。一份 Excel + 银行/支付平台对账单就够。
- 每月 30 分钟做一次：从 Stripe + Mercury 导账单，分类入表。
- IRS 期望保留 6 年。记账文件 + 原始对账单 PDF 都得留着。
- 5472 里要披露的 reportable transactions 主要从记账里来 —— 平时记清楚，年底填表 5 分钟。
最简版本：一份 Excel
多数单一成员 LLC 不需要 QuickBooks 那种工具。一份 Excel / Google Sheets 就行。 推荐这几列：
| 日期 | 类型 | 分类 | 描述 | 金额 USD | 交易方 | 关联方？ |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 2026-01-15 | 收入 | SaaS 订阅 | Stripe 月度结算 | +3,245.50 | Stripe | 否 |
| 2026-01-22 | 支出 | 服务器 | AWS 月费 | -145.20 | Amazon AWS | 否 |
| 2026-02-05 | 提取 | Owner draw | 个人提取 | -2,000.00 | 自己（外国所有者） | 是 |
关键的一列是"关联方？"。所有标"是"的行，年底要进 5472。 这就是为什么这一栏单独标出来 —— 平时勾对了，年底填表是直接复制。
每月该做的事
1. 下载对账单
月初下载上个月的：
- Mercury 对账单 PDF
- Stripe 月度结算报告（Dashboard → Reports → Balance Reports）
- PayPal 月报（如果用了）
- 所有产生的收据 / 发票 PDF
全部存进一个云盘文件夹按月分。文件名规范：2026-01-mercury-statement.pdf
2. 录入 Excel
一笔笔从对账单往 Excel 里抄。小公司一个月一般 20–50 笔，半小时搞定。 重点：每一笔都要分类 + 注明交易方。
3. 对账
月底 Excel 里收入 - 支出 + 期初余额 = 期末余额 vs Mercury 的实际期末余额。 一致 = 没漏。差一两分钱可能是汇率小数，差超过 $1 就要找出问题在哪。
什么算 5472 reportable transaction
5472 要披露的"关联方交易"。常见的几类：
- 你给 LLC 的开户启动资金 —— Capital contribution。新开公司一般这一笔几百或几千刀。
- 你从 LLC 提取的资金 —— Owner draw / Distribution。
- LLC 向你或你的其他公司支付的服务费 / 借款。
- 你借给 LLC 的钱（loan from owner）。
注意：给 AWS、Google 这种第三方付的运营费用不算关联方交易。 只有"你 ↔ LLC"之间的钱才算。 完整定义见 5472 申报要点。
什么时候该升级到 QuickBooks
Excel 足够 LLC 第一年，但下面这些场景出现时考虑切到 QuickBooks Online 或 Xero：
- 月营收 > $20K，账目超过 100 笔/月
- 开始用 Stripe Tax 或 Avalara 处理多州销售税
- 雇了海外远程同事，要发工资 + 1099 报税
- 从 LLC 转 C-Corp，需要正式财报
- 要去申请贷款 / 投资，对方要标准化的损益表
QuickBooks Online Simple Start $30/月，Plus $90/月。 直接连 Mercury / Stripe / PayPal 自动同步。 切换的时候，把 Excel 的历史数据导入进去就行。
资料保留 —— IRS 6 年
IRS 的审计追溯期一般 3 年，欺诈嫌疑可以延到 6 年，所以记账资料统一保留 6 年。 每年清理 7 年前的。
应该保留的：
- Mercury / Stripe / PayPal 月度对账单
- Excel 记账文件（按年存）
- 每笔交易的原始凭证（合同、发票、收据 PDF）
- 报税申报后的 5472 + 1120 完整 PDF
- DHL 追踪单（5472 寄送凭证）
推荐结构：company-records/{year}/{month}/...。云盘 + 本地各一份。